Googleフォームの利点と課題
Googleフォームは、
・無料で使える
・簡単に作れる
・スプレッドシートに自動で回答が記録され最新の情報をグループで共有できる
…という理由から、アンケート、イベント申し込み、問い合わせフォームなど、あらゆる場面で使われてきています。
ただし一つの大きな弱点があります。
それは、フォームに入力があっても通知が自動で届かないということ。
たとえばメールフォームなら、送信された瞬間にメールが届くので気づきやすいですが、Googleフォームではそれがありません。
普通にGoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携するだけでは「気づいたら申し込みが来ていた…」という心配があります。
今回やりたかったこと
- Googleフォームに誰かが入力すると…
- スプレッドシートに自動で記録される
- さらに Gmail以外のメールアドレス宛て に通知メールを自動送信！
Apps Script を利用します
スクリプトを書くと聞くと難しそうですが、意外と簡単でした！
スプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」をクリック
以下のコードを書きます
function sendNotification(e) {
// 通知先のメールアドレス（Gmail以外でもOK）
var email = "ここにメールアドレスを入力";
// 回答内容を改行区切りで整形
var responses = e.values.join('\n');
// 件名と本文
var subject = "【フォーム回答通知】新しい回答が届きました";
var body = "以下の内容で回答が届きました：\n\n" + responses;
// メール送信
MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
トリガーの設定が肝！
この関数は手動ではなく「フォーム送信時」に自動実行されてほしいので、次の手順でトリガーを設定します。
1. スクリプトエディタを開く
スプレッドシートの「拡張機能」→「Apps Script」から開きます。
2. トリガーを追加
左の時計マークをクリックし、以下のように設定：
- 関数：
sendNotification - イベントの種類：
フォーム送信時 - ソース：
スプレッドシート
3. 「このアプリはGoogleによって確認されていません」エラーに対処
最初の設定時には以下のような警告が出ることがあります：
「このアプリはGoogleによって確認されていません」
これは未公開スクリプトではよくある仕様です。以下の手順で進めます。
- 「詳細」→「（安全ではないページ）に移動」をクリック
- アカウントに対するアクセス許可を「許可」
これでトリガーが有効になります。
まとめ
Googleフォームは非常に便利ですが、「通知がない」という点をApps Scriptでカバーすれば、
メールフォームのようなリアルタイムな運用が可能になります。
フォーム送信者も自分たちもスムーズにやり取りできる、シンプルだけど実用的なテクニックだと感じました。
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牧内理恵
まきうちりえ
飯田市在住、広告制作歴20年以上。これまで200名以上のクライアント様と向き合い、100件以上のサイト制作を手掛けてきたデザイナー兼エンジニアの牧内理恵です。御社の強みを引き出し、業績アップに繋がるWebサイト・ネットショップ・販促ツールをご提案します。拠点とする長野県内はもちろん、全国各地からのご依頼にも柔軟に対応しております。
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